Accord de sous-traitance des données personnelles

1. Les rôles

Le client (l'entreprise abonnée) est responsable du traitement des données de sa flotte et de ses salariés : c'est lui qui décide de géolocaliser ses véhicules et dans quel but.

L'éditeur de Flotille est sous-traitant : il traite ces données pour le compte du client, uniquement pour lui fournir le service.

2. Ce qui est traité

• Finalité : suivi de la flotte (trajets, tournées, heures, carburant, coûts, entretien, contrôle de la facturation, alertes et notifications choisies par le client).
• Personnes concernées : salariés et chauffeurs du client, collaborateurs invités, et le cas échéant les contacts de ses clients et donneurs d'ordre saisis dans les contrats.
• Données : positions, vitesse, contact et compteur des véhicules ; identité, coordonnées et échéances des chauffeurs ; heures et tournées ; pièces déposées (tickets, avis de contravention, contrats, documents des chauffeurs). Le détail figure dans la politique de confidentialité. Aucune donnée de santé, aucun numéro de sécurité sociale, aucune coordonnée bancaire de salarié n'est demandé.
• Durée : celle de l'abonnement, puis 90 jours pour permettre la récupération des données (voir § 9).

3. Instructions du client

L'éditeur ne traite les données que sur instruction documentée du client : l'utilisation du service, ses réglages (durée de conservation des positions, notifications, accès donnés) et ses demandes écrites. Il ne les utilise pour aucun autre but : ni revente, ni publicité, ni entraînement d'une intelligence artificielle. Si une instruction lui paraît contraire au RGPD, il en informe immédiatement le client.

4. Confidentialité

Toute personne autorisée à accéder aux données pour le compte de l'éditeur est tenue au secret. L'accès aux données d'un client n'a lieu que pour le support qu'il a demandé, la sécurité ou la correction d'un défaut.

5. Sécurité

L'éditeur met en œuvre des mesures adaptées au risque (art. 32 du RGPD), notamment :

• connexion chiffrée (HTTPS) et mots de passe protégés par hachage ;
• cloisonnement strict entre entreprises, vérifié par des tests automatiques ;
• droits par rôle (dirigeant, gestionnaire, exploitant, chauffeur), sans accès aux montants pour les rôles qui n'en ont pas besoin ;
• journal des actions sensibles ;
• sauvegarde quotidienne, chiffrée avant de quitter le serveur, conservée hors du serveur ;
• base de données inaccessible depuis Internet ;
• surveillance du service, avec alerte immédiate en cas de panne ;
• lecture automatique des tickets faite sur le serveur de l'éditeur, sans envoi à un service d'IA extérieur.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le client autorise l'éditeur à faire appel aux prestataires listés dans la politique de confidentialité (§ 5). L'éditeur les choisit pour leurs garanties de sécurité et leur impose des obligations équivalentes à celles du présent accord.

Avant tout ajout ou remplacement, l'éditeur prévient le client par e-mail au moins 30 jours à l'avance. Le client peut s'y opposer pour un motif sérieux ; à défaut d'accord, il peut résilier sans frais avant que le changement ne s'applique.

Lorsqu'un prestataire est situé hors de l'Union européenne, le transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou un mécanisme équivalent.

7. Aide au client

• Droits des personnes : le client consulte, corrige et exporte lui-même les données de ses chauffeurs depuis Flotille, et peut désactiver un chauffeur parti. Pour un effacement complet, il le demande par e-mail : l'éditeur l'exécute et le confirme sous 30 jours. Si un salarié s'adresse directement à l'éditeur, sa demande est transmise au client sans délai.
• Analyse d'impact et CNIL : l'éditeur fournit au client les informations utiles pour son analyse d'impact, l'information de ses salariés et de son CSE, et ses échanges avec la CNIL.

8. Violation de données

En cas de violation de données touchant le client (accès non autorisé, perte, fuite), l'éditeur le prévient dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir eu connaissance, avec ce qu'il sait : nature de l'incident, données et personnes concernées, conséquences probables, mesures prises. Le client dispose ainsi du temps nécessaire pour notifier la CNIL dans les 72 heures si besoin.

9. Fin du contrat

À la fin de l'abonnement, le client peut récupérer ses données pendant 90 jours. Passé ce délai, elles sont supprimées du serveur ; les copies de sauvegarde disparaissent au plus tard 30 jours plus tard, à leur rotation normale. L'éditeur confirme la suppression par écrit sur demande. Seules sont conservées les données que la loi lui impose de garder (par exemple ses propres factures).

10. Contrôle

L'éditeur met à la disposition du client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord et répond à ses questions écrites sous 30 jours. Un audit peut être mené une fois par an, par le client ou un auditeur tenu au secret qu'il mandate, à ses frais, sur préavis de 30 jours et sans perturber le service ni accéder aux données des autres clients.

11. Registre et contact

L'éditeur tient le registre des traitements effectués pour le compte de ses clients. Pour toute question sur les données : contact@flotille.fr.